Il Villaggio Virtuale

comunicazione virtuale e linguaggi della Rete

Breve, economica, veloce: l’e-mail è attualmente lo strumento di comunicazione più diffuso. Basta un clic e consente di comunicare quasi in tempo reale con uno o più interlocutori, inviando testi, immagini, suoni.
Ormai tutti coloro che hanno un accesso ad Internet posseggono anche una casella di posta elettronica. Non importa il livello di conoscenza del mezzo informatico: le opportunità comunicative offerte dall’e-mail sono troppo allettanti.
Ma è anche così semplice scrivere una e-mail efficace e ben comprensibile per il destinatario? Basta seguire alcune semplici regole. Eccone alcune.
L’oggetto è il biglietto da visita per l’e-mail: al momento della ricezione, insieme al nome del mittente è l’elemento identificativo del messaggio. Deve essere in modo semplice e sintetico il contenuto centrale dell’e-mail. Ad esempio: Richiesta di informazioni sui Vs. corsi di formazione. Oppure: Invio documenti per la stesura della relazione dello scorso 30 maggio. Oppure ancora: Aggiornamenti sito Internet Tal dei Tali.
La lettura .congiunta del nome del mittente e dell’oggetto fa sì che il destinatario decida se leggere o meno il messaggio (spesso le e-mail ritenute insignificanti o provenienti da destinatari sconosciuti vengono cestinate senza essere lette!)
Sintesi!
E’ la dote necessaria per una e-mail che si lasci leggere. Non deve essere lunga come una lettera né breve come un sms: deve riportare tutto lo stretto necessario in poche e semplici frasi. Se proprio non si può evitare di inviare un testo lungo, è consigliabile riportare un indice dei temi sviluppati.
Attenzione alla grafica
Anche l’occhio vuole la sua parte. Quindi sono preferibili: paragrafi brevi e distanziati tra loro da uno spazio bianco; elenchi puntati o numerati per agevolare la lettura e la comprensione del testo; righe corte (al massimo 65-70 caratteri). Da evitare corsivo e neretto: non tutti riescono a leggerli!
Lo stile deve essere informale ma non troppo: per le questioni formali si ricorre ancora alla vecchia cara lettera su carta, per le comunicazioni confidenziali basta una semplice telefonata. E’ importante avere sempre chiaro il tipo di rapporto personale intrattenuto con il destinatario (amichevole o professionale, confidenziale o distaccato) e mantenere sempre un tono adeguato alle circostanze.
La firma è indispensabile soprattutto quando si inviano e-mail per lavoro. Identificano non solo il nostro nome e cognome, ma anche il recapito e il ruolo ricoperto in azienda. Ormai tutti i sistemi di posta elettronica consentono di inserirla automaticamente in ogni nuovo messaggio da scrivere e inviare.
Rileggere sempre!
Prima di inviare una mail è buona regola (ottima, direi!) rileggere sempre il testo scritto e verificare attentamente la correttezza dell’indirizzo e degli indirizzi dei destinatari, l’oggetto ed eventuali documenti allegati.
Ultimo consiglio
Abbiamo detto che è semplice, veloce, economica e facile da usare. Ma sarebbe meglio non abusare dell’utilizzo della posta elettronica. E’ da preferire quando le comunicazioni devono essere brevi e veloci o quando devono rappresentare una sorta di pro-memoria per chi le riceve. Non andrebbe mai utilizzata sistematicamente al posto della comunicazione interpersonale: spesso una telefonata è più efficace ma soprattutto più gradita dal destinatario

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